GDPR

Regolamento sulla protezione dei dati personali in vigore a partire dal 25 maggio 2018

AIl Regolamento UE 2016/679 entrerà in vigore il 25.05.2018. Tutti gli albergatori sono tenuti all’osservanza del regolamento che disciplina il trattamento dei dati personali in tutta Europa e ad adottare di conseguenza le nuove disposizioni in vigore. Noi di ASA stiamo elaborando da mesi un pacchetto GDPR per i nostri clienti. Non adeguiamo soltanto il nostro software gestionale ASA HOTEL alla nuova normativa ma rendiamo disponibili anche degli altri strumenti ed un esempio di un registro dei trattamenti che può aiutare gli albergatori ad attuare il nuovo regolamento generale sulla protezione dei dati. L’albergatore è responsabile del trattamento dei dati che vengono inseriti e elaborati nel software gestionale alberghiero. Con la versione 17.05 tutti i clienti che dispongono del software ASA HOTEL stanno utilizzando un software gestionale alberghiero, che supporta il trattamento sulla protezione dei dati.

 

I principi previsti dal regolamento generale sulla protezione dei dati:

Liceità e trasparenza
I dati devono essere trattati correttamente e in maniera trasparente e comprensibile.
Finalità
I dati devono essere solo raccolti per finalità definite, chiare e legittime.
Minimizzazione dei dati e limite di archiviazione
Una volta rispettata la normativa sul trattamento dei dati personali è necessario rispettare anche il principio della minimizzazione dei dati.
Correttezza e riservatezza
I dati devono essere esatti, se necessario aggiornati e trattati in maniera tale da garantire un adeguato livello di sicurezza ivi compresa la protezione da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, la cancellazione o il danneggiamento accidentale mediante procedure tecniche e organizzative adeguate.

Il pacchetto ASA-GDPR

Dalla teoria alla pratica

È più facile a dirsi che a farsi. Noi della ASA HOTEL lo sappiamo bene ed abbiamo per questo elaborato un pacchetto ASA-GDPR che si potesse adeguare alle norme GDPR. Questo pacchetto contiene al suo interno degli strumenti importanti, degli aggiornamenti software, consigli e documenti che facilitano l’attuazione del GDPR.

DUPLICATE-CLEANER

Alla base di un trattamento dei dati ordinato c’è una banca dati clienti ordinata ovvero aggiornata, completa e con dei dati corretti. Le diverse funzioni del software ASA HOTEL evitano già sul nascere che si creino dei duplicati per non trovare quindi, in alcune cartelle, dei duplicati sui clienti che potrebbero causare dei problemi. Un esempio: il signor Achmüller è stato registrato due volte per errore. Si è cancellato dalla newsletter. Nel primo gruppo di dati è stata registrata la cancellazione dalla newsletter, nel secondo gruppo di dati non è stato registrato il nome „Achmüller Anton”. Il cliente riceve quindi, nonostante si sia cancellato, ancora la newsletter. Per evitare di incorrere in questo inconveniente tutti i duplicati devono essere rimossi dalla banca dati. Abbiamo quindi sviluppato il software Duplicate Cleaner. Il software Duplicate Cleaner riesce a scoprire eventuali duplicati tramite complessi algoritmi. Il software trova in automatico i dati doppi e li mette insieme cancellando il duplicato. Il software Duplicate ha inoltre un servizio di supporto utente.

Strumento di rimozione

Per ottemperare al „diritto all’oblio“, al principio di minimizzazione dell'uso dei dati ed al limite di archiviazione tutti i dati, una volta aver adempiuto alle finalità del trattamento, oppure una volta scaduti i termini per la loro conservazione, devono essere cancellati. Questa operazione viene effettuata manualmente e non dovrebbe richiedere molto tempo anche perché sarà necessario tener sempre conto delle diverse scadenze da rispettare. Per poter trattare i dati deve sussistere un interesse legittimo, un’autorizzazione scritta o un obbligo legale. Per esempio: un cliente fa una richiesta. L’hotel esegue in maniera corretta il trattamento dei dati e spedisce al cliente un’offerta. Il cliente non fornisce una risposta. L’interesse legittimo a trattare e conservare ulteriormente questi dati si estingue prima di quello per il trattamento dei dati dei clienti che, secondo il termine legale di conservazione delle fatture, è di 10 anni.
Con lo strumento di rimozione ASA il periodo di conservazione dei dati viene calcolato in maniera automatica ed i dati vengono quindi in automatico cancellati o resi inaccessibili. L’albergatore può inoltre, nelle impostazioni, impostare singolarmente diversi termini per la conservazione dei dati.

 

Aggiornamento testo sulla privacy

Il testo per l'acquisizione del consenso, direttamente redatto e stampato tramite il software ASA HOTEL, che deve essere successivamente firmato dagli ospiti, verrà aggiornato. Una volta che il documento viene firmato la data viene registrata nella cartella ospiti. Questa data verrà ripresa, nel caso in cui sia necessario, per effettuare ulteriori calcoli sul termine di conservazione dei dati.  

Scheda protezione dei dati

Per consentire all’albergatore di adempiere rapidamente ai suoi obblighi di informazione e allo stesso tempo tenere sotto controllo tutte le informazioni più rilevanti sulla protezione dei dati abbiamo incluso, alla cartella clienti, una scheda “protezione dei dati”. In questa cartella l’utente troverà ulteriori informazioni sulla newsletter, sulla sua registrazione o cancellazione, sulla scheda sul consenso al trattamento dei dati e sulla loro conservazione “sino alla data”. Questa data è il risultato di diversi calcoli che vengono effettuati e serve per indicare quando i dati del cliente, secondo quelle che sono state le impostazioni inserite, devono essere cancellati. Qualora il cliente si avvalga del suo diritto di avere informazioni circa il trattamento dei suoi dati personali sarà possibile, dalla scheda di protezione dei dati, stampare la scheda ospite con tutte le informazioni necessarie in maniera semplice e veloce per poi consegnarla direttamente al cliente.

ASA modello Registro dei trattamenti e raccomandazioni tecniche

Qualora, secondo quanto stabilito dall’art 30 del regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), sia necessario predisporre un registro dei trattamenti mettiamo a vostra disposizione il modello ASA-HOTEL-RT. Un registro dei trattamenti descrive tutte quelle procedure obbligatorie di trattamento dei dati o aziendali ed il gruppo di persone potenzialmente interessate dalla procedura di trattamento dei dati. Vengono inoltre indicate, per ogni procedura, le rispettive categorie di dati personali così come la finalità e la base giuridica del trattamento. Al registro delle attività di trattamento si aggiunge l’indicazione di un eventuale termine di cancellazione dei dati.
Vi supportiamo con dei consigli utili su come poter proteggere al meglio i vostri dati personali. Troverete inoltre, assieme al registro dei trattamenti, alcuni nostri consigli tecnici su come utilizzare il software ASA HOTEL.

Hotel Quelle Nature Spa Resort, S. Maddalena
Negli anni la nostra struttura è diventata sempre più grande ed esclusiva. ASA HOTEL è così versatile, che è cresciuto assieme alla nostra impresa.
Manuel Steinmair, Hotel Quelle Nature Spa Resort, S. Maddalena
Spa & Relax Hotel Erika, Tirolo
Sono dell’opinione che una comunicazione interna efficace sia fondamentale per un’impresa funzionante. ASA HOTEL collega i diversi reparti dell’hotel, reception, ristorante, spa e housekeeping e migliora lo scambio di informazioni.
Patrick Nestl, Spa & Relax Hotel Erika, Tirolo
Wellnesshotel Seeleiten, Caldaro
Flessibilità e tempi di reazione brevi sono rilevanti per il funzionamento di un’azienda. Con ASA è possibile svolgere tutte le mansioni amministrative in modo rapido e preciso, e questo ci piace.
Daniel Moser, Wellnesshotel Seeleiten, Caldaro
Vitalpina Hotel Valserhof, Valles
Siamo uno dei primi clienti ASA e finora non ci ha mai delusi. Oggi come allora, noi e i nostri collaboratori siamo convinti della nostra scelta e ogni giorno ci affidiamo volentieri ad ASA HOTEL.
Monika e Dietmar Erlacher, Vitalpina Hotel Valserhof, Valles
Alpin Royal, San Giovanni in Valle Aurina
ASA HOTEL permette un flusso di informazioni ottimale e veloce tra gli ospiti e i vari reparti del nostro hotel. Grazie al collegamento a innumerevoli sistemi, le specifiche informazioni degli ospiti sono reperibili ovunque e integrate all’interno del nostro lavoro giornaliero.
Rita Mairhofer, Alpin Royal, San Giovanni in Valle Aurina
la maiena meran resort, Marlengo
Dato che siamo persone con una particolare affinità per la tecnologia puntiamo su una tipologia di sistema intelligente, sulla sua facilità d’uso e su accorgimenti raffinati.
Mathias Waldner, la maiena meran resort, Marlengo
Alpenroyal Grand Hotel, Val Gardena
Apprezziamo l’integrazione diretta dei diversi sistemi in ASA HOTEL. Tramite le interfacce ci è possibile gestire meglio i reparti e limitare in maniera evidente il dispendio di lavoro alla reception e all’interno di tutto l’hotel.
Hannes Prinoth e Verena Senoner, Alpenroyal Grand Hotel, Val Gardena
Urlaub bei Walchhofer, Zauchensee
Velocità, flessibilità e una messa a punto di precisione sono fattori decisivi in una competizione sciistica; mi aspetto lo stesso da un software per hotel. Con ASA HOTEL siamo in grado di gestire le nostre strutture alberghiere Walchhofer secondo le nostre esigenze.
Michael Walchhofer, Urlaub bei Walchhofer, Zauchensee
Parkhotel Laurin, Bolzano
Il nostro obiettivo è la soddisfazione completa dei clienti. ASA HOTEL ci assiste in questo, poiché grazie al programma possiamo rispondere alle esigenze degli ospiti ed esaudire velocemente i desideri individuali.
Roland Margesin, Parkhotel Laurin, Bolzano
Caravan Park, Sesto
ASA HOTEL ha reso la nostra comunicazione con i clienti più mirata ed efficace. Le pratiche interfacce per programmi che realizzano offerte, si occupano della prenotazione online e altri che mirano alla fedeltà del cliente o che gestiscono i buoni regalo, facilitano di gran lunga il nostro lavoro. Il sistema per la contabilità ci permette di lavorare in modo efficiente.
Hans e Andreas Happacher, Caravan Park, Sesto
Alpin Hotel Masl, Valles
Da 10 anni ormai lavoro con ASA HOTEL. In particolar modo apprezzo il fatto che il programma migliori e si aggiorni di continuo. In questo modo è sicuro che anche noi in futuro siamo sempre up-to-date.
Thomas Messner, Alpin Hotel Masl, Valles
Hotel Edelweiss, Berchtesgaden
ASA HOTEL è un programma per hotel molto versatile. Le modifiche relative alla struttura alberghiera che avvengono durante il giorno e che riguardano anche il programma, sono inserite all’interno del sistema e aggiornate in modo efficiente.
Thomas Hettegger, Hotel Edelweiss, Berchtesgaden
A&L Wellnessresort, Cadipietra
Nel 1989 abbiamo optato per ASA HOTEL, senza mai pentircene.
Herbert Steger, A&L Wellnessresort, Cadipietra
DolceVita-Wellness-Camping Adler, Naturno
Sono uno dei primi clienti e partner commerciale di un tempo di ASA HOTEL: apprezzo molto l’interfaccia utente, i nuovi processi strutturati in modo chiaro e la grande funzionalità del software, così come le diverse interfacce verso tutti i fornitori terzi di servizi. Grazie all’esaustivo reporting è possibile avere un quadro completo dell’impresa tramite un solo clic.
Karlheinz Gamper, DolceVita-Wellness-Camping Adler, Naturno
Wellnesshotel Seeleiten, Caldaro
Lavoriamo ormai da diversi anni con ASA e siamo estremamente soddisfatti. Attraverso l’utilizzo di sistemi innovativi come questo possiamo concentrare il nostro lavoro sull’essenziale, assicurando il successo del nostro hotel.
Franz Moser, Wellnesshotel Seeleiten, Caldaro
Romantik Hotel Turm, Fiè allo Sciliar
Trovate il nostro partner commerciale di fiducia sempre a vostra disposizione: anche per lui è importante che il sistema funzioni in modo efficace e senza complicazioni.
Stephan Pramstrahler, Romantik Hotel Turm, Fiè allo Sciliar
Gartenhotel Moser, Appiano sulla Strada del Vino
Con la pianificazione delle camere del ristorante, così come con il manager del reparto spa e wellness, riusciamo a organizzare tutte le fasi e a ottimizzare risorse e capacità.
Christine e Wolfgang Moser, Gartenhotel Moser, Appiano sulla Strada del Vino
Chalet Mirabell, Avelengo
Lavoriamo ormai da diversi anni con ASA HOTEL. Il programma ci permette di alleggerire il carico di ogni giorno che interessa diversi ambiti. In questo modo riusciamo ad occuparci in modo veloce e flessibile di tutte le richieste dei nostri clienti. ASA HOTEL ormai è diventata parte integrante del nostro albergo.
Christine e Michael Reiterer, Chalet Mirabell, Avelengo
Alpin & Spa Resort Schwarzenstein, Luttago
Siamo clienti ASA sin dal principio. Grazie al gran numero di interfacce siamo più flessibili, riusciamo a velocizzare le nostre mansioni di routine e ad adattare i vari processi individualmente.
Michael Zimmerhofer, Alpin & Spa Resort Schwarzenstein, Luttago
Sport & Wellness Resort Quellenhof, San Martino in Passiria
Abbiamo preso la decisione giusta già nel 1990. Il successo della mia impresa dipende anche da ASA HOTEL.
Heinrich Dorfer, Sport & Wellness Resort Quellenhof, San Martino in Passiria
Alpenpalace Deluxe Hotel & Spa Resort, San Giovanni in Valle Aurina
ASA HOTEL ci accompagna da molti anni nella gestione e nel marketing del nostro hotel. Pertanto, riteniamo importante avere un controllo centrale e allo stesso tempo distribuire i compiti ai diversi reparti. Senza ASA HOTEL e le tante funzioni fatte su misura per noi, molte attività giornaliere oggi sarebbero impossibili.
Jonas Mairhofer, Alpenpalace Deluxe Hotel & Spa Resort, San Giovanni in Valle Aurina