DSGVO

Datenschutz-Grundverordnung

Die europäische Verordnung 2016/679 ist ab 25.05.2018 anzuwenden. Alle Hoteliers sind von der Regelung, die die Verarbeitung personenbezogener Daten EU-weit regelt, betroffen und müssen dementsprechende Vorkehrungen treffen. Seit Monaten arbeiten wir von ASA daran ein DSGVO-Paket für unsere Kunden zusammenzustellen. Dabei passen wir nicht nur ASA HOTEL an, sondern stellen auch Tools und eine VVT-Mustervorlage zur Verfügung, die den Hotelier bei der Einhaltung der DSGVO unterstützen sollen. Der Hotelier ist dabei für die Daten verantwortlich, die er in der Hotelsoftware verarbeitet. Ab Version 17.05 arbeiten alle ASA Kunden mit einer Hotelsoftware, die die Umsetzung der DSGVO stark erleichtert.

Grundsätze der DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Rechtmäßigkeit und Transparenz
Daten müssen auf rechtmäßige und nachvollziehbare Weise verarbeitet werden.
Zweckbindung
Daten dürfen nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden.
Datenminimierung und Speicherbegrenzung
Ist der Zweck der Datenverarbeitung erfüllt, gilt der Grundsatz der Datensparsamkeit.
Richtigkeit und Vertraulichkeit
Daten müssen sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand sein und müssen in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet, einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen.

DAS ASA-DSGVO-PAKET

Von der Theorie in die Praxis

In der Theorie klingt des Öfteren einiges einfacher als es in der Praxis umzusetzen ist. Wir von ASA HOTEL wissen das und haben passend zu den DSGVO-Anforderungen das ASA-DSGVO-Paket zusammengestellt. Dieses Paket enthält wichtige Tools, Software-Anpassungen, Tipps und Dokumente, die die Umsetzung der DSGVO erleichtern.

DUPLIKATS-CLEANER

Die Basis einer sauberen personenbezogenen Datenverarbeitung bildet eine saubere Gäste-Datenbank d.h. aktuelle, vollständige und richtige Daten. Verschiedene Funktionen von ASA HOTEL verhindern bereits im Vorhinein, dass Duplikate anfallen, dennoch finden sich in manchen Gästekarteien Duplikate, welche ein Problem darstellen. Ein Beispiel: Herr Achmüller Anton wurde fälschlicherweise doppelt eingetragen. Er meldet sich vom Newsletter ab. Beim ersten Datensatz wird die Newsletter-Abmeldung registriert, beim zweiten „Achmüller Anton“ nicht. Er würde somit trotz Abmeldung weiterhin Newsletter erhalten. Damit diese Problematik verhindert wird, müssen alle Duplikate aus der Datenbank entfernt werden. Dafür haben wir den Duplikats-Cleaner entwickelt. Der Duplikats-Cleaner nutzt zum Aufspüren von Duplikaten komplexe Algorithmen. Das Tool findet automatisiert doppelte Daten, führt diese zusammen (merging) und löscht das Duplikat. Der Einsatz des Duplikats-Cleaners erfolgt mit dem Support-Benutzer.

LÖSCHTOOL

Um dem „Recht auf Vergessenwerden“ und dem Grundsatz auf Datenminimierung und Speicherbegrenzung gerecht zu werden, müssen alle Daten nach Erfüllung des Datenverarbeitungszweckes bzw. nach Ablauf von Aufbewahrungsfristen gelöscht werden. Diese Operation manuell durchzuführen wäre ein unverhältnismäßig großer Aufwand. Auch deshalb, weil dabei viele verschiedene Fristen beachtet werden müssen.
Damit Daten verarbeitet werden dürfen, muss ein berechtigtes Interesse, eine schriftliche Einwilligung, ein vertragliche, vorvertragliche oder gesetzliche Verpflichtung bestehen. Ein Beispiel: Ein Gast macht eine Anfrage. Das Hotel verarbeitet rechtmäßig die Daten und schickt dem Gast ein Angebot zu. Dieser gibt darauf keine Rückmeldung. Das berechtigte Interesse, diese Daten weiterhin zu verarbeiten, erlöscht früher als bei Gastdaten, die aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von Rechnungen mindestens 10 Jahre aufzubewahren sind.
Mit dem ASA-Löschtool werden die Aufbewahrungsfristen automatisch berechnet und die Daten gelöscht bzw. gesperrt. Der Hotelier kann in den Einstellungen individuell unterschiedliche Aufbewahrungsfristen hinterlegen.

Aktualisierte Einwilligungserklärung

Der Privacy-Text, der direkt von ASA HOTEL ausgedruckt und von den Gästen unterschrieben werden kann, wurde aktualisiert. Wird das Dokument ausgedruckt, wird automatisch das jeweilige Datum in der Gästekartei hinterlegt. Dieses Datum wird unter anderem bei weiteren Berechnungen von Aufbewahrungsfristen miteinbezogen.   

DATENSCHUTZ-REITER

Damit der Hotelier schnell seine Auskunftspflicht erfüllen kann und gleichzeitig alle relevanten Datenschutz-Informationen im Blick behält, haben wir die Gästekartei um den Reiter „Datenschutz“ erweitert. Hier findet der Nutzer unter anderem Informationen zur Newsletter An- bzw. Abmeldung, das Privacy-Einwilligungs-Datum und das „Aufbewahren bis“-Datum. Dieses Datum ist das Resultat von verschiedenen Berechnungen und zeigt an, wann der Gast laut Einstellungen gelöscht wird. Macht der Gast Gebrauch von seinem Auskunftsrecht, dann können vom Datenschutz-Reiter aus das Gastblatt mit allen Informationen schnell und einfach ausgedruckt und dem Gast ausgehändigt werden.

ASA-VVT-MUSTERVORLAGE UND TECHNISCHE EMPFEHLUNGEN

Wenn Sie laut Art. 30 DSGVO ein Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten (VVT) führen müssen, stellen wir Ihnen die ASA-HOTEL-VVT-Mustervorlage gerne zur Verfügung. Ein VVT beschreibt anfallende Verarbeitungs- bzw. Geschäftsprozesse und die von der Datenverarbeitung potenziell betroffenen Personengruppen. Außerdem werden pro Prozess die jeweiligen Kategorien personenbezogener Daten sowie der Zweck und die Rechtsgrundlage der Verarbeitung angegeben. Abgebrundet wird das VVT mit der Angabe von eventuellen Löschungsfristen dieser Daten.
Außerdem unterstützen wir Sie mit wichtigen Tipps dabei, Ihre personenbezogenen Daten besser zu schützen. Dazu finden Sie gemeinsam mit der VVT-Mustervorlage unsere technischen Empfehlungen in Bezug auf die Arbeitsweise mit ASA HOTEL.

A&L Wellnessresort, Steinhaus im Ahrntal
Wir haben uns bereits 1989 für ASA HOTEL entschieden und haben die Entscheidung nie bereut.
Herbert Steger, A&L Wellnessresort, Steinhaus im Ahrntal
DolceVita-Wellness-Camping Adler, Naturns
Als einer der ersten Kunden und ehemaliger Vertriebspartner von ASA HOTEL weiß ich die intuitive Bedienoberfläche, die modern und klar strukturierten Abläufe und die hohe Funktionalität der Software sowie die Schnittstellen zu allen relevanten Drittanbietern sehr zu schätzen. Dank des umfangreichen Reportings durchleuchtet man den Betrieb mit einem Klick.
Karlheinz Gamper, DolceVita-Wellness-Camping Adler, Naturns
Alpenroyal Grand Hotel, Gröden
Wir schätzen die direkte Integration verschiedenster Systeme in ASA HOTEL sehr. Durch die Schnittstellen gelingt ein einfaches Handling, und der Arbeitsaufwand an der Rezeption und im gesamten Hotel wird stark reduziert.
Hannes Prinoth und Verena Senoner, Alpenroyal Grand Hotel, Gröden
Vitalpina Hotel Valserhof, Vals
Als einer der ersten ASA-Kunden wurden wir bis zum heutigen Tage nicht enttäuscht, nach wie vor sind unsere Mitarbeiter und wir von ASA HOTEL überzeugt, und öffnen jeden Morgen aufs Neue gerne das Programm.
Monika und Dietmar Erlacher, Vitalpina Hotel Valserhof, Vals
Romantik Hotel Turm, Völs am Schlern
Der Vertriebspartner unseres Vertrauens ist immer zur Stelle – die einwandfreie Funktionsweise des Systems liegt ihm nämlich ebenso am Herzen wie uns.
Stephan Pramstrahler, Romantik Hotel Turm, Völs am Schlern
Alpin & Spa Resort Schwarzenstein, Luttach im Ahrntal
Wir sind ASA-Kunden der ersten Stunde. Durch die große Anzahl der Schnittstellen sind wir sehr flexibel und können unsere tägliche Arbeit beschleunigen und Abläufe individuell anpassen.
Michael Zimmerhofer, Alpin & Spa Resort Schwarzenstein, Luttach im Ahrntal
Gartenhotel Moser, Eppan an der Weinstraße
Mit der Zimmer- und Restaurantplanung sowie dem Spa- und Wellness-Manager steuern wir sämtliche Abläufe im Betrieb und können freie Ressourcen und Kapazitäten optimal nutzen.
Christine und Wolfgang Moser, Gartenhotel Moser, Eppan an der Weinstraße
Chalet Mirabell, Hafling
Wir arbeiten schon lange mit ASA HOTEL. Das Programm erleichtert uns den Arbeitsalltag in allen Bereichen. Dabei können wir schneller und flexibler arbeiten und auf jeden Wunsch der Gäste eingehen. ASA HOTEL ist in unserem Betrieb nicht mehr wegzudenken.
Christine und Michael Reiterer, Chalet Mirabell, Hafling
Wellnesshotel Seeleiten, Kaltern
Flexibilität und kurze Reaktionszeiten sind wichtig für einen funktionierenden Betrieb. Mit ASA HOTEL können sämtliche Verwaltungsaufgaben schnell und zuverlässig abgewickelt werden, das gefällt uns.
Daniel Moser, Wellnesshotel Seeleiten, Kaltern
Parkhotel Laurin, Bozen
Unser Ziel sind rundum zufriedene Gäste. Dabei unterstützt uns ASA HOTEL sehr, da wir mit dem Programm auf die Bedürfnisse der Gäste eingehen und individuelle Wünsche schnell erfüllen können.
Roland Margesin, Parkhotel Laurin, Bozen
Hotel Quelle Nature Spa Resort, St. Magdalena in Gsies
Unser Haus wurde über die Jahre immer größer und luxuriöser. ASA HOTEL ist so anpassungsfähig, dass es einfach mit unserem Betrieb mitgewachsen ist.
Manuel Steinmair, Hotel Quelle Nature Spa Resort, St. Magdalena in Gsies
Spa & Relax Hotel Erika, Dorf Tirol
Ich finde, dass eine reibungslose interne Kommunikation für einen funktionierenden Betrieb fundamental ist. ASA HOTEL verbindet unsere Abteilungen im Hotel – Rezeption, Restaurant, Spa und Housekeeping – und verbessert den Informationsaustausch.
Patrick Nestl, Spa & Relax Hotel Erika, Dorf Tirol
Caravan Park, Sexten
ASA HOTEL hat unsere Kommunikation mit den Gästen gezielter und wirkungsvoller gemacht. Die komfortablen Schnittstellen zu Programmen für die Angebotserstellung, Onlinebuchung sowie zu Gutschein- und Loyalitätsprogrammen erleichtern uns die Arbeit enorm. Das flexible Abrechnungssystem ermöglicht uns ein effizientes Arbeiten.
Hans und Andreas Happacher, Caravan Park, Sexten
Alpin Hotel Masl, Vals
Wir arbeiten seit mehr als 10 Jahren mit ASA HOTEL. Besonders schätze ich, dass das Programm laufend weiterentwickelt und verbessert wird. Somit ist gesichert, dass wir auch in Zukunft immer up-to-date sind.
Thomas Messner, Alpin Hotel Masl, Vals
Hotel Edelweiss, Berchtesgaden
ASA HOTEL ist ein sehr vielseitiges Hotelprogramm. Veränderungen im täglichen Hotelbetrieb, die auch das Hotelprogramm betreffen, werden schnell und kompetent im System umgesetzt und angepasst.
Thomas Hettegger, Hotel Edelweiss, Berchtesgaden
Alpin Royal, St. Johann im Ahrntal
ASA HOTEL sorgt in unserem Haus für einen ausgezeichneten und schnellen Informationsfluss zwischen dem Gast und den verschiedenen Abteilungen. Durch die Anbindung an unzählige Systeme sind die spezifischen Gäste-Informationen überall vorhanden und in unsere tägliche Arbeit integriert.
Rita Mairhofer, Alpin Royal, St. Johann im Ahrntal
Alpenpalace Deluxe Hotel & Spa Resort, St. Johann im Ahrntal
ASA HOTEL begleitet uns bereits seit vielen Jahren bei der Verwaltung und Vermarktung unserer Hotels. Dabei schätzen wir die zentrale Kontrolle und können gleichzeitig Aufgaben an die verschiedenen Bereiche verteilen. Ohne ASA HOTEL und die vielen für uns angepassten Funktionen wäre die tägliche Arbeit heute unmöglich.
Jonas Mairhofer, Alpenpalace Deluxe Hotel & Spa Resort, St. Johann im Ahrntal
Urlaub bei Walchhofer, Zauchensee
Schnelligkeit, Flexibilität und Feinabstimmung sind entscheidende Faktoren beim Skirennen, gleiches erwarte ich mir von einer Hotelsoftware. Mit ASA HOTEL managen wir unsere Walchhofer-Hotelbetriebe unseren Bedürfnissen entsprechend.
Michael Walchhofer, Urlaub bei Walchhofer, Zauchensee
la maiena meran resort, Marling
Als technikaffine Menschen legen wir besonderen Wert auf ein cleveres System, auf Usability und raffinierte Kniffe – ASA erfüllt unsere Anforderungen voll und ganz.
Mathias Waldner, la maiena meran resort, Marling
Sport- und Wellnessresort Quellenhof, St. Martin in Passeier
Bereits 1990 haben wir die richtige Entscheidung getroffen. Der Erfolg meines Betriebs hängt auch mit ASA HOTEL zusammen.
Heinrich Dorfer, Sport- und Wellnessresort Quellenhof, St. Martin in Passeier
Wellnesshotel Seeleiten, Kaltern
Wir arbeiten seit vielen Jahren mit ASA und sind mehr als zufrieden. Durch innovative Systeme wie dieses können wir uns auf das Wesentliche konzentrieren und den Erfolg unseres Hotels sichern.
Franz Moser, Wellnesshotel Seeleiten, Kaltern